Зберігання трудових книжок під час воєнного стану
Зберігання трудових книжок під час воєнного стану
Війна визначає для роботодавців особливі умови, які великою мірою стосуються зберігання документів, зокрема трудових книжок. Цілком зрозумілі побоювання співробітників щодо його надійності, враховуючи те, як швидко й жахливо розвивалися події на початку російської агресії.
У будь-якій ситуації треба діяти перш за все за законом.
Отже, жодних особливих умов зберігання трудових книжок працівників правовий режим воєнного стану не визначає. Змін з цього приводу законодавство не містить. Зберігати трудові книжки працівників має підприємство. Видавати трудову книжку потрібно обов'язково лише у випадку, якщо працівник звільняється. Це передбачає п. 3 постанови КМУ від 27.04.93 № 301.
Працівник має поставити підпис про отримання трудової книжки:
- в особовій картці (типова форма № П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656);
- у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Підстава - пункт 7.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін'юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.93 № 58.
Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладено на керівника підприємства.
Законом «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» передбачено нові правила обліку трудової діяльності працівника з 10.06.2021 - запроваджено електронний облік трудової діяльності.
Після того, як Пенсійний фонд завершить роботи щодо включення відомостей про трудову діяльність працівників до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування, трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис. Ці роботи мають бути виконані протягом 5 років (до 10.06.2026).
Відповідно до ст. 48 КЗпП України з 10.06.2021 облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі, трудова книжка зберігається у працівника, а обов'язок роботодавця вносити записи до трудової книжки лише на вимогу працівника.
Як допускається діяти в умовах воєнного стану?
Правильно зробити це за таким алгоритмом:
1) працівник пише заяву з проханням видати йому трудову книжку з обґрунтуванням необхідності такої видачі;
2) заводиться додатковий журнал обліку тимчасово виданих трудових книжок (довільної форми), де працівник розписується в отриманні та поверненні книжки.
Окрім того, згідно зі ст. 7 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» у випадку знаходження підприємства в районі активних бойових дій, роботодавець самостійно вирішує питання зберігання кадрових документів і може приймати рішення про видачу трудових книжок працівникам під підпис.
Отже, видача трудової книжки на руки здійснюється з метою її збереження, адже в умовах війни ніхто нічого гарантувати не може. Роботодавець не може примусово видати трудову книжку на руки проти бажання самого працівника. Але в разі знищення трудової книжки через бойові дії працівник отримає чимало клопоту щодо відновлення даних при виході на пенсію, а роботодавець навряд чи понесе відповідальність, адже ми всі зараз живемо під час війни, що визнано форс-мажорною обставиною.
За правовими консультаціями та юридичною допомогою можна звернутися до Бережанського бюро правової допомоги за адресою: м. Бережани, вул. Банкова, 6. Тел.: (03548) 2 39 99.
Бережанське бюро правової допомоги
